Uansett hva som skjer i et borettslag, kan du regne med at boligbyggelaget har vært borte i liknende tilfelle. Når styret trenger råd, eller noen til å ordne opp, kan boligbyggelaget være den store hjelper: En blanding av Tante Sofie og Petter Smart.
De løpende tjenestene der borettslaget har tilgang til økonomisk, administrativ og teknisk ekspertise, har et navn: Vi kaller det "forvaltning".
For å skjønne bedre hva forvaltning er, er det greit å huske at boligbyggelagenes konkurrenter på dette området først og fremst er regnskapsbyråer, advokater og rådgivende ingeniører.
Disse gruppene tilbyr hver for seg deler av den oppfølgingen borettslaget kan få fra boligbyggelaget. Vi vil påstå at det gir merverdi å velge boligbyggelaget. Både fordi boligbyggelagene har konsentrert seg om borettslag i årtier - og fordi du får alt på ett sted. Borettslaget får helhetlig tverrfaglig rådgivning. Ingen faktorer blir glemt. Det er ingen gråsoner der styret må ringe hit og dit uten å få fullt dekkende svar.
Svar på alt
Hverdagen i borettslagene er mangfoldige, og det samme skjer i alle borettslag. En bolig kommer for salg og intern forkjøpsrett må utlyses. Nye andelseiere skal godkjennes av styret før innflytting. En beboer søker om å få holde husdyr. En annen skal bytte jobb, studier eller kjæreste og ønsker å leie ut boligen. Noen kan ligge etter med felleskostnadene. I fjerdeetasje er det stadig bråk og naboene klager.
Snart er det på tide med dugnad, eller kanskje er det tid for en sosial aktivitet for barna? Hvert år skal styret forberede generalforsamling, med årsmelding, budsjett og regnskap. Forslagene til hvordan de nye balkongene skal se ut bør luftes på beboermøte.
Hvordan utfordringene løses på beste måte, kan boligbyggelaget til fingerspissene. Derfor kan vi si at styret nærmest har sin egen privatlærer i boligbyggelaget sitt. Kompetanseheving for styret skjer gjennom kontakt fra sak til sak, og på boligbyggelagets kurs for tillitsvalgte. Opplæring i borettslagets typiske saker er en del av god forvaltning.
En konstant kontrollør
I tillegg kommer styrets overordnede langsiktige oppgaver. Økonomistyringen må være stabilt god. Styret må ta beslutninger om vedlikehold og planlegge tiltak mange år fremover. Ikke minst har styret ansvar for internkontroll og HMS. Det siste er særlig viktig i borettslag med ansatte, der alle sider ved arbeidsgiveransvar må håndteres forsvarlig. Rådgivning på områder som overskrider styrets kapasitet er også en del av de4t som kalles god forvaltning.
Et borettslag er som en bedrift, der egenkapitalen kan være flere hundre millioner kroner. Boligbyggelaget er en varig tjenesteleverandør som sikrer at verdiene blir tatt godt vare på. Nye styremedlemmer opplever ofte at ansatte i boligbyggelaget kjenner borettslaget bedre enn de som bor der. Det blir ikke sånn at alt rakner hvis styreleder flytter og glemmer hvilken eske borettslagets permer lå i. Med boligbyggelaget i ryggen er beboerne også sikret mot de sjeldne tilfellene av korrupte styrer: Der betalte oppdrag for eksempel går til styrets slekt og venner. Eller - enda verre - at pengene blir skuslet bort, kanskje til og med underslått. Å sikre at alt går riktig for seg, er en helt sentral del av god forvaltning.
Hva er egentlig forvaltning?
Nøyaktig innhold i forvaltningstjenesten, varierer fra boligbyggelag til boligbyggelag. Flere steder kan du velge en grunnpakke og kjøpe ønskede produkter som tillegg.
For eksempel langsiktig plan, med bygningskontroll, tiltaksforslag og kostnadsoverslag for vedlikehold av bygningsmassen. Et annet aktuelt tilleggsprodukt er prosjektering og byggeledelse for rehabilitering. Et tredje er bistand til eksterne selskaper i borettslagets eie, for eksempel vaktmestersentral. Å tilby borettslaget kompetanse som styremedlemmene mangler, er også en del av god forvaltning.
Orden og trygg økonomi
"Grunnpakken" rommer blant annet det de fleste gjetter at forvaltning er. Det vil si økonomiske tjenester. Boligbyggelaget sender beboerne faktura og krever inn fellesutgiftene på vegne av borettslaget. Boligbyggelaget fører regnskap og setter opp budsjettforslag til behandling på generalforsamling.
En økonomisk tjeneste som mange borettslag har nytte av, er råd og bistand til finansiering og refinansiering. Bedre betingelser på fellesgjelden gir lavere fellesutgifter - noe alle blir glade for. Å sikre borettslaget en ordnet og trygg økonomi er en selvsagt del av god forvaltning.
Uten forvaltning blir det kaos
Apropos generalforsamling: Her er det oftest boligbyggelaget som samler all informasjon og trykker ryddige GF-papirer. De sender dem til beboerne sammen med innkalling til møtet. Det er også boligbyggelaget som sender ut dokumentasjon til bruk i selvangivelsen. Det er mye nødvendig papirarbeid som må gjøres i et borettslag; så hvorfor ikke la boligbyggelaget ta det grøvste? Å løse omfattende sekretær- og arkivoppgaver er også en helt nødvendig del av god forvaltning.
En NBBL-rapport fra 2000 forteller at åtti prosent av boligmassen i Norge fortsatt vil brukes som bolig i 2020. Boligbygg er langlivede så fremt vi tar vare på dem. I dette perspektivet kan vi sammenlikne forvaltning med husarbeid: Det merkes best dersom jobben ikke blir gjort. Forvaltning er et arbeid som foregår hele tiden. Når livet i borettslaget løper knirkefritt og alle synes det er helt normal, har borettslaget god forvaltning.
